Как создать правила для электронной почты в Outlook для Windows 11

Последнее обновление 11.12.2024 — Алёна Кузнецова

• В Outlook правила позволяют автоматически выполнять действия с входящими или исходящими электронными письмами в зависимости от определенных условий.
• Чтобы создать правило Outlook, откройте «Настройки» > «Почта» > «Правила», нажмите «Добавить новое правило», настройте условия и действия и сохраните.
• Вы также можете щелкнуть письмо правой кнопкой мыши, выбрать «Правила» и выбрать опцию «Создать правило».
• Эти инструкции относятся к новому приложению Outlook для Windows 11, 10 и веб-версии службы.

Вы можете создавать правила для электронной почты в приложении Outlook для Windows 11 (и 10) и в веб-версии сервиса, и в этом руководстве я объясню, как завершить этот процесс.

Правила Outlook — это автоматические действия, которые вы можете настроить для эффективного управления входящими и исходящими электронными письмами. Эта функция позволяет применять правила к конкретным сообщениям на основе различных условий, таких как отправитель, тема или ключевые слова в теле сообщения.

Например, вы можете создать правило для автоматического перемещения сообщений от определенных отправителей или сообщений, содержащих определенные ключевые слова, в определенные папки. Вы также можете пометить важные сообщения для дальнейших действий или выделить их для облегчения идентификации. Вы можете удалять сообщения, соответствующие определенным критериям, например спам или нежелательную почту, или пересылать сообщения на другой адрес электронной почты или в определенную папку.

В этом руководстве я опишу шаги, которые помогут вам начать создавать правила в новом приложении Outlook для Windows 11 и 10, но эти инструкции также подойдут для веб-версии службы электронной почты.

Создание правил электронной почты в Outlook для Windows 11

В приложении почтового клиента вы можете создавать правила на странице настроек или используя существующий адрес электронной почты. Это те же самые правила. Единственное отличие состоит в том, что если вы запустите правило из электронного письма, приложение автоматически применит некоторые настройки по умолчанию.

Из настроек

Чтобы создать новые правила из настроек Outlook, выполните следующие действия:

1. Откройте приложение Outlook в Windows 11.

2. Нажмите «Настройки» (кнопка с шестеренкой вверху справа).

3. Нажмите «Почта».

4. Откройте вкладку «Правила».

5. Нажмите кнопку «Добавить новое правило».

6. Подтвердите описательное имя правила.

7. Выберите условие для правила.

   Краткое примечание: список правил обширен, но он не требует пояснений. Условие может включать определенные адреса электронной почты, имена, темы, ключевые слова, отметки, размер и многое другое. Кроме того, вы можете добавить более одного условия с помощью опции «Добавить еще одно условие».

8. Настройте условие в соответствии с выбранной настройкой. Например, если вы выбрали вариант «От», подтвердите адрес электронной почты для правила.

9. Выберите действие для правила.

   Краткое примечание. Вы можете выбрать перемещение, копирование, удаление, пометку сообщения, а также пересылку или перенаправление. Кроме того, вы можете добавить более одного действия с помощью опции «Добавить еще одно действие».

10. Настройте действие в соответствии с выбранной настройкой. Например, если вы выбрали опцию «Переместить в», выберите папку назначения.

11. Установите флажок «Остановить обработку дополнительных правил».

12. (Необязательно) Установите флажок «Запустить правило сейчас».

13. Нажмите кнопку «Сохранить».

14. Выберите учетную запись электронной почты, чтобы применить правило (если применимо).

15. (Необязательно) Выключите тумблер, чтобы отключить правило.

16. (Необязательно) Нажмите кнопку «Вверх» или «Вниз» в правиле, чтобы изменить порядок обработки.

    Совет: правила обрабатываются сверху вниз, и при обнаружении соответствия правило будет выполнено. Поэтому всегда важно расставлять приоритеты для правил, чтобы они работали правильно.

17. (Необязательно) Откройте меню «Дополнительные действия» и выберите параметр «Изменить правило», чтобы внести изменения.

18. (Необязательно) Откройте меню «Дополнительные действия» и выберите опцию «Удалить», чтобы внести изменения.

После того, как вы выполните эти шаги, правило будет применяться и обрабатываться каждый раз, когда в ваш почтовый ящик будет поступать новое электронное письмо.

Из электронной почты

Чтобы создать быстрое правило для Outlook из электронного письма, выполните следующие действия:

1. Откройте приложение Outlook.

2. Щелкните письмо правой кнопкой мыши, выберите «Правила» и выберите параметр «Создать правило».

3. (Вариант 1) Выберите папку для перемещения этого и будущих писем и нажмите кнопку «ОК».

4. (Вариант 2) Нажмите «Дополнительные параметры».

5. (Необязательно) Измените имя правила.

6. (Необязательно) Создайте новое условие или продолжите использовать конфигурацию по умолчанию.

7. Выберите действие для правила.

   Краткое примечание. Вы можете выбрать перемещение, копирование, удаление, пометку сообщения, а также пересылку или перенаправление.

8. Установите флажок «Остановить обработку дополнительных правил».

9. Нажмите кнопку «Сохранить».

10. (Необязательно) Выключите тумблер, чтобы отключить правило.

11. (Необязательно) Нажмите кнопку «Вверх» или «Вниз» в правиле, чтобы изменить порядок обработки.

12. (Необязательно) Откройте меню «Дополнительные действия» и выберите параметр «Изменить правило», чтобы внести изменения.

13. (Необязательно) Откройте меню «Дополнительные действия» и выберите опцию «Удалить», чтобы внести изменения.

После того, как вы выполните эти шаги, будущие электронные письма будут анализироваться и обрабатываться по правилам для выполнения определенных действий.

Если вы включите параметр «Остановить обработку дополнительных правил» для определенного правила, Outlook прекратит проверку других правил после применения этого правила, даже если электронное письмо соответствует критериям нескольких правил.

Эта опция предотвращает непреднамеренные действия. Например, если у вас есть несколько правил, которые могут применяться к одному и тому же электронному письму, опция «Остановить обработку дополнительных правил» может предотвратить нежелательные действия, такие как удаление важных писем или перемещение их в неправильную папку.

Кроме того, вы можете определить приоритетность определенных правил, поместив их выше в списке правил и установив флажок, чтобы эти правила всегда применялись в первую очередь, независимо от других правил, которые также могут применяться.